POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO.. 2
2. ALCANCE.. 3
3. DEFINICIONES.. 3
4. POLÍTICAS DEL PROCESO.. 3

4.1.     Principios Rectores. 3

4.2.     Tratamiento de los Datos. 4

4.2.1.     Datos Públicos y Datos Sensibles. 4

4.2.2.     Tratamiento de Datos Sensibles. 5

4.2.3.     Derechos de los niños, niñas y adolescentes. 5

4.3.     Tratamiento de las Bases de Datos. 6

4.4.     Presunción entorno a los datos personales. 6

4.5.     Finalidades de los Tratamientos. 6

4.6.     Derechos de los Clientes, Colaboradores y Terceros. 8

4.7.     Área, Medios y Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de Tratamiento de la Información  9

4.8.     Deberes de FUNDACIÓNDONARTE según la Calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento que asuma. 9

4.9.     Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales. 11

4.10.      Vigencia de Política General de Tratamiento de Datos de Personales y Bases de Datos  12

4.10.1.       Vigencia de la Política General de Tratamiento de Datos Personales. 12

4.10.2.       Vigencia de las Bases de Datos. 12

CONTROL DE CAMBIOS

1.   OBJETIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene el fin de regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que maneje FUNDACIÓNDONARTE, así mismo, tiene en cuenta los mandatos de la Ley 1581 de 2012, decretos y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

2.   ALCANCE

La Política de Tratamiento de Datos Personales de FUNDACIÓNDONARTE abarca todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, colaboradores, contratistas y terceros que tengan relación directa con la empresa, así mismo, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de FUNDACIÓNDONARTE.

La política es comunicada a todos los clientes, colaboradores, terceros y ciudadanía en general, a través de los medios de comunicación dispuestos por FUNDACIÓNDONARTE.

3.   DEFINICIONES

Para la presente política se tomarán las definiciones descritas en la Ley 1581 de 2012, Título I, Artículo 3:

• Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
• Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4.   POLÍTICAS DEL PROCESO

4.1.        Principios Rectores

FUNDACIÓNDONARTE para el tratamiento de los datos personales aplicará los principios definidos en la Ley 1581 de 2012, Artículo 4:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2. Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
3. Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

1. Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
2. Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

4.2.        Tratamiento de los Datos

4.2.1.    Datos Públicos y Datos Sensibles

FUNDACIÓN DONARTE reconoce los datos públicos y sensibles de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Artículo 3, el cual enuncia los siguientes:

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

4.2.2.    Tratamiento de Datos Sensibles

El Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

• Tener la autorización por parte del titular para el Tratamiento de sus datos personales.

• Salvaguardar el interés vital de los titulares, en caso de que estos se encuentren física o jurídicamente incapacitados. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

• Servir como soporte necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

4.2.3.    Derechos de los niños, niñas y adolescentes

FUNDACIÓN DONARTE prohíbe el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos por parte de FUNDACIÓN DONARTE, los Colaboradores o Terceros en calidad de representantes legales del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

4.3.        Tratamiento de las Bases de Datos

FUNDACIÓNDONARTE velará por cumplir con la normatividad vigente y aplicable con respecto al Registro Nacional de Bases de Datos y tendrá en cuenta la infor­mación mínima, la cual se enuncia a continuación:

1. Datos de identificación, ubicación y contacto en su calidad de Responsable del Tratamiento de la base de datos.
2. Datos de identificación, ubicación y contacto en su calidad del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos.
3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos.
4. Nombre y finalidad de la base de datos.
5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y
6. Política de Tratamiento de la información.

La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en el Decreto 886 de 2014, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21.

4.4.        Presunción entorno a los datos personales.  

FUNDACIÓN DONARTE presume que los datos proporcionados han sido introducidos por su titular o por una persona debidamente autorizada por este, que son correctos y exactos, y que pertenecen a una persona mayor de edad, presunción que se genera por el simple hecho de ser usuario de FUNDACIÓN DONARTE, dado que para ostentar dichas calidades es un requisito ser mayor de edad.

4.5.        Finalidades de los Tratamientos

FUNDACIÓN DONARTE en general utilizará los datos personales de acuerdo a la clasificación establecida en el numeral 4.2 recolectados exclusivamente para fines de concientización, educacionales, comerciales, contractuales y operativos, relacionados con sus líneas comerciales y las alianzas estratégicas, aliados y relaciones contractuales que genere FUNDACIÓN DONARTE y la  misión de FUNDACIÓN DONARTE y/o procesos administrativos internos, en cumplimiento de su misión, objeto comercial y contractual fijado, legislación vigente y seguridad de la información, sin perjuicio que intervengan terceros en la prestación de servicios para el cumplimiento de estos propósitos y/o finalidades previstas por FUNDACIÓN DONARTE.

Para tal propósito FUNDACIÓN DONARTE, ha adoptado los niveles de seguridad adecuados a los datos facilitados por el usuario y/o cliente final, y, además, ha instalado todos los medios y medidas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y extracción de los mismos, entre ellos el uso de encriptación y hash.

De acuerdo con lo anterior y a los tipos de Titulares de los datos sensibles, tendrán las siguientes finalidades en su tratamiento:

Respecto a los datos personales de nuestros usuarios

• Reconoce que FUNDACIÓN DONARTE podrá enviar comunicaciones y mensajes recíprocos, a través de las herramientas de comunicación provistas en el página web http://10.10.0.4:2222 en el que prevalecerán como principios rectores la buena fe, el correcto tratamiento y uso de los datos para los fines propuestos, relacionados con las operaciones en las cuales las partes pueden ser obligados contractuales y el deber de mutua colaboración entre el Usuario y FUNDACIÓNDONARTE

• Enviará a través del correo electrónico, mensaje de texto (SMS) y/ o cualquier otro medio suministrado a partir de la información otorgada por el cliente, las Campañas que realice FUNDACIÓNDONARTE, así como con información con fines comerciales, estadísticos, de gestión y de servicio entre otras finalidades del tratamiento de datos y de la calidad de los servicios, productos y operaciones de FUNDACIÓNDONARTE o de FUNDACIÓNDONARTE con sus aliados y/o socios estratégicos a nivel comercial y de operació

• Controlar el acceso a su página web y podrá en cualquier momento y a su solo árbitro, disponer la suspensión o inhabilitación temporal o definitiva para el acceso del usuario a la página web http://10.10.0.4:2222 a partir de la información por el suministrada.

• Dentro de sus servidores podrá hacer uso de cookies, las cuales se instalaran automáticamente en el navegador empleado por el usuario.

• Utilizar los distintos servicios a través del sitio web de FUNDACIÓN DONARTE, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

• Para la determinación la actualización, anulación, supresión, cancelación y ratificación de los datos de los usuarios de FUNDACIÓN DONARTE.

• Contratar terceros para la materialización de las finalidades propuestas dentro del presente numeral, los cuales tendrán acceso a los datos personales facilitados por el usuario, donde los mismos solo podrán ser usados con los fines descritos dentro de esta Política y demás documentos sujetos a la aceptación por parte del usuario. Dichos terceros ostentarán la calidad de encargados del tratamiento y uso de datos personales y asumirán las obligaciones y responsabilidades fijadas en las diversas las disposiciones establecidas en el marco legal sobre esta materia.

Respecto a los datos de Contratistas, Proveedores y Practicantes:

• FUNDACIÓN DONARTE utilizará los datos sensibles recolectados exclusivamente para fines propios y operativos relacionados con procesos administrativos internos, en cumplimiento de su misión, normatividad vigente y de gestión de seguridad de la información.

• Realizar directa o indirectamente, los procesos de reclutamiento de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los aspirantes y la verificación de referencias laborales y personales.

• Desarrollar las actividades de Gestión Humana, como nómina, novedades de nómina, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, así mismo, como realizar los pagos y demás prestaciones sociales que se establezca en la Ley y sean aplicables a FUNDACIÓN DONARTE.

• Utilizar los distintos servicios a través del sitio web de FUNDACIÓN DONARTE incluyendo descargas de contenidos y formatos.

• Utilizar la información de contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

• Controlar el acceso de los colaboradores a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.

Respecto a los datos de Entes de Control:

• FUNDACIÓN DONARTE utilizará los datos sensibles recolectados exclusivamente para fines propios y operativos relacionados con procesos administrativos internos, en cumplimiento de su misión, normatividad vigente y de gestión de seguridad de la información.

• Controlar el acceso a las oficinas de FUNDACIÓN DONARTE y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.

• Utilizar los distintos servicios a través del sitio web de FUNDACIÓN DONARTE, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

4.6.        Derechos de los Clientes, Colaboradores y Terceros

Los clientes, colaboradores y terceros que tengan registrada información personal en las bases de datos de FUNDACIÓN DONARTE, o sus causahabientes tienen derecho a lo descrito en la Ley 1581 de 2012, Titulo IV, Artículo 8, la cual enuncia los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar, rectificar, oponerse y cancelar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; por lo tanto; el usuario será el único y exclusivo responsable de la veracidad y exactitud de sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10de la presente ley.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento FUNDACIÓNDONARTE en calidad el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4.7.        Área, Medios y Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de Tratamiento de la Información

FUNDACIÓN DONARTE asume a través de Gerente de Proyecto la función de Protector de Datos Personales y del Oficial de Seguridad de la Información. Por tal motivo, el Gerente de Proyecto en ejercicio de dichas funciones delega la responsabilidad de dar trámite de las solicitudes de los Clientes, Colaboradores y Terceros a los directores o colaboradores pertinentes dependiendo de la solicitud, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 

Considerando lo anterior, los Titulares o Propietarios de Información podrán realizar peticiones, consultas y reclamos sobre el tratamiento de sus datos a través de los siguientes medios o puntos de contacto:

1. Buzón de contáctenos de la página web www.fundaciondonarte.org
2. correo electrónico: nhendez@10.10.0.4

4.8.        Deberes de FUNDACIÓN DONARTE según la Calidad de Responsable y/o Encargado del Tratamiento que asuma

FUNDACIÓN DONARTE podrá ostentar dependiendo la relación contractual, alianza o convenio que desarrolle, la calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos. Dicha calidad le será comunicada al usuario del sitio web o aplicación de manera previa dentro del flujo de vinculación y registro así como dentro de la respectiva Autorización de Datos personales. Los siguientes son los deberes que ostentará dependiendo la calidad o rol que actué frente al tratamiento y uso de los datos personales suministrados.

–  Deberes en calidad de responsable del tratamiento

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de los Titulares de los Datos Personales.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en las Leyes Aplicables. 

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el Capítulo VI de la presente Política.

k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

l. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales. 

m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

–  Deberes en calidad de encargado del tratamiento

a. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación. 

b. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares de los Datos Personales en los términos señalados en las Leyes Aplicables.

c. Registrar en la Base de Datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en las Leyes Aplicables.

d. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

e. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

f. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

g. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

4.9.        Transmisión y Transferencia  Nacional e Internacional de Datos Personales

FUNDACIÓN DONARTE en el tratamiento de datos personales podrá trasmitir los datos personales a otras bases de datos propias o de terceros siempre que medie autorización por parte del titular de los datos a nivel nacional y  prohíbe su transferencia a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos de acuerdo con los estándares establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios y solamente se realizará cuando medie autorización correspondiente del Titular.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual los Clientes, Colaboradores y Terceros hayan otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento de Clientes, Colaboradores y Terceros por razones de salud o higiene pública.

• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

• Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre los Clientes, Colaboradores y Terceros con FUNDACIÓN DONARTE, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

• Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Las disposiciones descritas sobre la transferencia de datos personales serán aplicables para todos los datos personales incluyendo aquellos contemplados en la Ley 1266 de 2008.

4.10.     Vigencia de Política General de Tratamiento de Datos de Personales y Bases de Datos

4.10.1. Vigencia de la Política General de Tratamiento de Datos Personales

FUNDACIÓN DONARTE ha aplicado en debida forma la Política de Tratamiento de la Información de Datos Personales. El presente documento desarrolla dicha política a partir del 01 de junio de 2021.

4.10.2. Vigencia de las Bases de Datos

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual  de manera específica. Cumpliendo lo anterior, FUNDACIÓN DONARTE mantendrá sus bases de datos en custodia.